Un déménagement d’entreprise nécessite de l’organisation et possède de nombreuses similitudes avec un déménagement de particulier. Suivez nos conseils pour savoir quelles démarches effectuer afin que votre transfert d’entreprise se passe au mieux.
Les démarches à réaliser 6 mois avant un déménagement d’entreprise
La première démarche est de prévenir chaque employé du projet de déménagement de l’entreprise. Vous devez faire en sorte que vos salariés puissent s’organiser pour se rendre sur leur nouveau lieu de travail (en particulier s’ils empruntent les transports en commun).
Veillez à ce que vos futurs locaux soient desservis par des transports publics, à la fois pour faciliter la vie de vos employés, mais aussi pour permettre à vos clients (si vous en recevez) de continuer à fréquenter votre entreprise sans difficulté.
Si vous êtes en location, ce sera également le moment d‘avertir le bailleur de votre départ prochain.
3 mois avant le changement d’adresse
À ce stade, il sera temps de sélectionner l’entreprise qui s’occupera de votre déménagement. Ainsi, il est temps de réaliser des devis et de sélectionner votre déménageur.
Si des travaux de rénovation sont nécessaires dans vos locaux (peinture, notamment), programmez-les 3 mois avant le transfert d’entreprise, pour laisser le temps aux ouvriers de travailler sereinement. Ainsi, pensez à acheter :
- Des cartons (en assez grand nombre)
- Du papier à bulle (si vous devez transporter des objets fragiles)
- Du scotch pour refermer les cartons
Commencez à faire du tri dans les documents et le matériel de bureau et à emballer les vieux dossiers. N’hésitez pas à demander l’aide de votre équipe pour mieux l’impliquer dans le futur déménagement.
30 jours avant le déménagement
À un mois de votre déménagement d’entreprise, le moment sera venu d’avertir vos fournisseurs d’eau, électricité, téléphonie et Internet de votre changement d’adresse.
Prévenez aussi les administrations (Impôts, URSSAF, préfecture…) de l’imminence de votre départ.
Faites de même avec les sociétés dont vous utilisez régulièrement les services (nettoyage, jardinage…), celles auprès de qui vous avez souscrit des abonnements, et vos partenaires professionnels.
Un garde-meuble pour conserver du mobilier ou des documents encombrants
Que faire si votre entreprise s’installe dans des locaux trop petits pour accueillir certains documents administratifs ou meubles de bureau ? La solution est simple : faire appel à un garde-meuble pour professionnels.
Que ce soit pour une courte période (le temps de réorganiser votre nouvel espace de travail) ou pour une période plus longue, entreposer tous les objets et documents encombrants dans un box est une solution rapide et pratique pour faciliter votre installation.
En effet, vous pouvez choisir la durée de location du box de stockage où ils seront conservés. Vous pourrez également y avoir accès à n’importe quel moment, sans rendez-vous. En outre, dans un garde-meuble, ils bénéficieront d’une protection contre les intempéries, les dégradations et les vols.
